What is RPA?

What is RPA? Is Robotic Process Automation the technological future?

Evolution of RPA – from macro to automation of business processes

What are the most popular tools that automate work so far?

What is RPA? What does the system implementation process look like and who supervises it?

What is RPA? Is Robotic Process Automation the technological future?

We are aware of the fact that thanks to the development of science life in many industries, we will replace human work (both physical and mental) with technology with the enigmatic name RPA. Let’s expand on that abbreviation first. It comes from the English phrase Robotic Process Automation. In free translation, it means “automation of robotic processes”. On the basis of this translation, we can undertake a more extensive explanation of the field. Undoubtedly, it is the technology of the future, which aims to facilitate work in every field and reduce the need for human resources in industries where it was unimaginable until now. All repetitive activities, such as analysis or data processing and assembly of semi-finished products. The increasingly popular implementation of automation processes is of course due to the willingness to save money and speed up activities in many areas. In addition, the software robot is more efficient, it will not get sick, complain or go on vacation. What is RPA? Why is it worth gaining experience in this field?

Evolution of RPA - from macro to automation of business processes

Ideas and dreams about accelerating work in many areas appeared right from the beginning of the first workplace, where we needed a lot of human resources. How did business owners, in contact with specialists, cope with the implementation of any improvements in their workplace before? First of all, a few years ago we used the technological possibilities of more primitive applications

Thanks to these applications, the progress in reducing human resources and speeding up operations has unfortunately been very breakneck. These tools had to be kept in use afterwards to draw appropriate conclusions about the business logic of the automation in question. The application code was also monitored against the activities we automated. If we automate certain activities, the goal of the RPA software will be to speed up these processes. This software works on the principle of merging tools and integrating fields of action to maintain the application. The overriding advantage that we should highlight is the clear and visible logic of a specific process. For example, if we design, we can make our work easier with programs that work on the basis of integrated schemes that form a logical whole. Importantly, in order to learn about the functioning of work-supporting software or applications, we do not need to analyze their code, which is why we are able to quickly assimilate the methodology of the systems’ operation.

What are the most popular tools that automate work so far?

Let’s note that the robotics department is a collection of various technologies that correlate with each other. Usually, when implementing some improvement (automation), we use more or less advanced software. Among the most popular of them we can mention the aforementioned UliPath, Blueprism, ElecroNeek, Laserfiche, Helpsystem. We will not completely eliminate human resources as a result of implementing the above technologies, because the processes will always have to be supervised by trained employees. Some manual activities will also never be replaced by robotics and will always be performed by human hands. Examples of tasks entrusted to a person may include:

• providing input data, i.e. e.g. invoices in the form of an Excel file, by e-mail or other file;

• deploying updates to the database;

• payment orders and any data operations.

Thanks to the Robotic Process Automation software, output activities are performed for us in various forms (output). Interestingly, we do not require technical skills from the employee, and the RPA programs are quite affordable and masterable.

What is RPA? What does the system implementation process look like and who supervises it?

Czynnościami wdrażania oprogramowania RPA zajmują się wykwalifikowani analitycy. Najpierw analizują oni, czy automatyzowanie danych procesów jest w ogóle opłacalne i czy mogłoby przynieść potencjalne korzyści dla firmy. Oprócz analityków RPA mamy również do dyspozycji usługi wykwalifikowanych deweloperów. Ich zadaniem jest zaangażowanie w projektowanie oraz programowanie narzędzi na na polu deweloperskim. Następnie wykonujemy testy, którymi imitujemy działanie robotów w procesach produkcyjnych, by wreszcie  gotowe do działań narzędzia trafiły na linię produkcyjną. Na tym etapie pałeczkę przejmują kontrolerzy, którzy między innymi przedzielają kolejne zasoby.  

Na czym to polega? Kiedy dostrzegają zbyt wiele działań do procesowania, starają się dostosować kolejne usprawniające pracę narzędzia. Wszystko w celu kolejnych usprawnień pracy. Istotną pozycję zajmuje również tzw. SME (Subject Matter Expert). Jest on ekspertem odnośnie do danego procesu, z którym deweloper jest ściśle sprzężony. Zadaniem dewelopera jest również sprawowanie pieczy nad wdrożonymi przez siebie rozwiązaniami. Może również – jeśli zajdzie taka potrzeba – urozmaicać swoje usprawnienie w nowe narzędzia oraz naprawić ewentualne błędy.    

Widzimy zatem, że potrzeba nam na tym polu zaangażowania mnóstwa ludzi o zróżnicowanych kompetencjach i ich ścisła współpraca. Zazwyczaj na wdrażanie rozwiązań RPA pozwolić sobie mogą większe korporacje. Dział robotyki może być zarówno wewnętrzną strukturą firmy oraz skorzystać też można z usług szeroko pojętej robotyki firm zewnętrznych, świadczących takowe usługi. Zazwyczaj zespół specjalistów takich firm świadczy usługi serwisowania  oraz czuwa nad pracą wdrożonych oprogramowań. Istnieje pojęcie takie jak hypercare (ang. ,,szczególna opieka).  To nazwa określająca okres do miesiąca od wdrożenia oprogramowania przez dany software house, kiedy to dostosowujemy robota do określonego produkcyjnego środowiska. Pracownicy software house’u są wówczas zobowiązani do poprawy ewentualnych uchybień lub wdrożenia potrzebnych udogodnień.